De l’importance d’une base de données

De l’importance d’une base de données

Pinelopi, stagiaire à Bayon Education & Development (BED) pendant 6 mois, nous parle de la base de données qu’elle a créée pour permettre la centralisation des données relatives à nos bénéficiaires. Une tâche qui a première vue paraît évidente, mais qui s’avère à la fois complexe, technique mais aussi vitale pour améliorer la qualité des programmes que nous mettons en œuvre.

En septembre 2020, je suis arrivée à BED pour concrétiser un outil sollicité par les membres des équipes sociales et de santé. Le projet ? Développer et mettre en place une base de données qui permettrait de regrouper et d’organiser les données collectées sur les bénéficiaires ainsi que d’aider aux besoins de suivi et d’évaluation de BED.

La base de données et son contenu

La base a été construite à l’aide d’un logiciel en ligne appelé TeamDesk. Un outil personnalisé pour refléter les besoins de BED en matière de collecte de données et d’organisation de trois composantes principales : sociale, santé et éducation.

Tout au long de leur scolarité, de la maternelle à la douzième année (équivalent de la fin du lycée), et dans certains cas jusqu’à l’université, les bénéficiaires sont suivis par l’équipe de travailleurs sociaux, de professionnels de la santé et d’éducateurs de BED. Les données sociales, de santé et d’éducation collectées par nos équipes sont essentielles au bon suivi de chaque bénéficiaire ainsi qu’à l’évaluation de l’efficacité et de l’impact de nos programmes. Ainsi, la base de données stocke actuellement les informations des bénéficiaires inscrits dans nos programmes d’école primaire, de suivi et d’université (372 élèves et 242 familles).

Pourquoi une base de données ?

Avant la mise en place de la base de données, BED cherchait un moyen d’améliorer sa stratégie de suivi, d’évaluation des bénéficiaires et de ses programmes. Étant donné que les renseignements étaient recueillis par différentes équipes et qu’ils étaient auparavant stockés dans plusieurs fichiers Excel sans lien entre eux, l’analyse des composantes de la collecte de données s’avérait difficile. De plus, il était compliqué de partager les informations entre les équipes.

Enfin, de nouveaux dossiers étaient créés chaque année, ce qui rendait d’autant plus complexe le suivi des élèves et des familles dans le temps et l’évaluation de l’impact et de l’évolution du BED.

Par conséquent, la nouvelle base de données devait répondre à trois besoins fondamentaux :

  • la capacité de stocker et de relier les données des bénéficiaires en un seul endroit
  • de conserver un historique des données collectées,
  •  Facilité l’analyse de ces données.

Valeur et impact

 Au sein de la base de données, chaque élève et chaque famille dispose d’un dossier personnel qui regroupe les informations collectées par les équipes tout au long de leur prise en charge à BED. Ceci a deux implications importantes :

  • l’équipe a accès à un dossier complet pour suivre chaque élève et famille et
  • les informations relatives aux bénéficiaires ou à un programme peuvent être suivies au fil des années.

Outre l’impact sur l’organisation et le suivi des données, la base a également influencé la manière dont chaque équipe recueille ses données. Les enseignants de l’école primaire peuvent désormais enregistrer les présences et les résultats des examens directement sur leur téléphone ou une tablette, les visites médicales sont enregistrées à l’aide d’une tablette, et les travailleurs sociaux ont la possibilité de mettre à jour les informations d’une famille au moment de leur visite. Cette fonctionnalité permet à toutes les équipes d’avoir un accès immédiat aux informations mises à jour en temps réel à mesure qu’elles sont collectées.

Etudiants du programme follow-up
rencontre avec les étudiants boursiers

Enfin, les informations peuvent également être organisées sous forme de tableaux, de graphiques et de chiffres. Cela permet notamment à la direction de BED de se faire une idée de la performance des différents projets qu’elle implémente et de constater de manière moins abstraite les progrès réalisés au fil des ans.

Mise en œuvre et avenir

Parce que BED a aussi pour vocation de faire monter en compétence son staff, plusieurs sessions de formation ont été dispensées et les équipes locales sont désormais autonomes dans l’utilisation de la base de données.

fichier illustratif de la data base
Illustration des fichiers disponibles sur la database

Bien que ce projet commence avec trois programmes (primaire, suivi et universitaire), l’objectif à long terme serait de réaliser la collecte de données pour tous les autres programmes de BED sur la base de données. En fin de compte, l’objectif principal reste d’aider l’équipe et la direction de BED à relier les informations entre les différentes tâches de collecte de données et d’améliorer la capacité de l’organisation à suivre l’évolution des bénéficiaires et des programmes au cours des années à venir.

De mon point de vue, ce fut une expérience incroyable que celle de travailler en collaboration avec chaque personne de BED pour mener à bien ce projet. Le moins que l’on puisse dire, c’est qu’il s’agit d’un véritable apprentissage pour moi ainsi que pour tous les membres de l’équipe qui ont dû s’adapter à ce nouvel outil pour mener à bien leur travail en faveur des enfants et des familles que l’ONG soutien depuis des années.

De la maternelle à un diplôme qualifiant : le parcours éducatif du Bayon

De la maternelle à un diplôme qualifiant : le parcours éducatif du Bayon

La mise en place d’un parcours éducatif continu pour tous les enfants de l’école primaire du Bayon répond à notre volonté de leur assurer une meilleure intégration sociale et professionnelle.

Nous nous devons d’amener tous les enfants du Bayon à réaliser leur rêve.

Pour cela, nous venons d’entamer une reforme éducative au sein même de nos programmes afin d’offrir cette possibilité à chaque enfant du Bayon.

Nous nous sommes fixés des objectifs simples mais indispensables à la bonne réussite de leur projet professionnel :

  • Soutenir l’enfant tout au long de son parcours éducatif jusqu’à un diplôme qualifiant
  • Orienter et accompagner l’enfant dans la réalisation de son projet professionnel
  • Individualiser et personnaliser le suivi de l’enfant
  • Aider les enfants les plus en difficultés au niveau éducatif et/ou social
  • Améliorer la qualité de l’enseignement

Chaque enfant qui va débuter sa scolarité au sein de l’école primaire du Bayon par la grande section de maternelle va être suivi jusqu’à la réalisation de son projet professionnel.

« À côté du raisonnement et de la réflexion intellectuelle, le sens de l’observation, le goût de l’expérimentation, la sensibilité, les capacités motrices et l’imagination créatrice sont développées. »

enfant porte des fournitures scolaires

L’école primaire est une période qui joue un rôle déterminant dans le cursus scolaire de chaque élève. Nous souhaitons donc apporter une attention toute particulière au développement des apprentissages fondamentaux (lire, écrire, compter et respecter autrui). Pour cela, nous avons dédoublé les classes de CP, CE1 et CE2 et mis en place des cours de soutien pour les élèves les plus en difficultés. Un éveil à la culture, art, musique et sport a également été renforcé. Ce socle de base est primordial pour appréhender sereinement les classes de CM1, CM2 et 6éme et renforcer les capacités d’apprentissage des élèves. L’école primaire correspond également à une première ouverture sur le monde et un moment ou le développement personnel de l’enfant doit être activement encouragé.  

C’est pourquoi à l’école du Bayon, nous implémentons une pédagogie centrée sur les élèves et leurs capacités individuelles.

enfants de maternelles en classe
enfants essayent un instrument de musique
enfants en uniforme de sport célèbrent

Le suivi des élèves en écoles secondaires est quant à lui facilité par l’ouverture le 8 février 2021 d’un Community Center. Au sein de cette nouvelle structure, les élèves ont accès à des cours de soutien en littérature khmer, mathématiques et anglais. Un suivi individualisé est possible par la présence d’un travailleur social directement au centre. Au-delà du suivi scolaire, nous nous engageons également à orienter les jeunes dans leur parcours éducatifs puis professionnel car leur projet professionnel commence là ! La mise en place d’un processus d’orientation professionnel, métier et formation, va donc aider les élèves à faire le bon choix entre l’accès à la formation professionnelle ou à des études universitaires.

Distribution de matériels scolaires aux étudiants
rencontre avec les étudiants boursiers
distribution de matériels scolaires

Qu’ils veuillent être mécaniciens, boulangers ou infirmières, nous sommes là pour les aider à réaliser leur rêve.

Ecole du Bayon – Faire face au Covid

Ecole du Bayon – Faire face au Covid

Cela fait presque quatre mois que le Covid-19 s’est répandu sur l’ensemble de la planète. Même si le Cambodge n’a répertorié officiellement que très peu de cas et aucun décès, le pays n’est pas épargné et les habitants souffrent de la perte de leur emploi et du manque d’activité touristique. L’Ecole du Bayon a essayé de réagir au mieux pour aider les familles dans cette crise inédite.

 

Soutenir les familles – La première urgence.

Depuis mi-mars, plus aucun touriste n’est entré dans le pays et une grande majorité d’hôtels, de restaurants et de spas ont fermé leurs portes, laissant des milliers de travailleurs sans emploi et sans aucune compensation de la part de l’état cambodgien. Beaucoup de nos familles sont victimes de cette crise et ont souvent perdu l’unique source de revenu qui permettait de subvenir aux besoins vitaux de 8 à 10 personnes. D’autre part, les enfants qui allaient à l’école étaient nourris matin et midi à la cantine, une charge en moins pour les parents ou les grands-parents. Ils sont dorénavant à la maison et doivent être nourris trois fois par jour.

Face à cette situation critique, l’Ecole a réagi vite. Dès la première semaine, tous les légumes produits par les farmers investis dans le projet des potagers, ont été rachetés par l’ONG pour ensuite être distribués gratuitement aux parents des élèves de l’école. Cela garantie un maintien de salaire pour ces femmes et l’assurance que les enfants continuent de manger des légumes sains. De plus, les équipes sociales ont effectué une étude précise des familles dont la situation était vraiment critique et des distributions de riz ont débuté dès la deuxième semaine de fermeture de l’école. Un soutien précieux de nos donateurs et de l’entreprise Cambodgienne AMRU RICE a permis d’aider au financement du riz et de légumes.

Fermeture de l’école de pâtisserie et du Coffee Shop – Et la suite ?

A l’Ecole de pâtisserie, nous avons dû renvoyer les 26 étudiantes dans leurs familles et par voie de conséquence et obligation, fermer le point de vente. Le Coffee Shop de la Bayon Pastry School, ouvert il y a maintenant plus de 4 ans, permet de financer 50% du budget lié à la formation en pâtisserie/boulangerie. Sa fermeture engendre une perte de revenus importante pour l’ONG que nous avons en partie compensée grâce à la générosité de nos donateurs. Après deux semaines d’ajustement et de vacances pour les équipes du service et de la cuisine, nous avons lancé plusieurs chantiers pour se préparer à la réouverture : inventaire, rangement, plantations dans le jardin, peinture des murs, grand nettoyage… Les membres de l’équipe ont en fin de compte été bien occupés et le Coffee Shop a finalement rouvert ses portes mi-juin. De plus, Sokhouern et Sokly ont élaboré une toute nouvelle gamme de pain avec une dizaine de références dans le but de les vendre dans notre future boulangerie. Elles ont eu le temps de tester de nouvelles recettes pour assurer une gamme variée que nous pourrons proposer aux hôtels et aux restaurants dès la réouverture de l’activité. Enfin, depuis fin avril, les professeurs de l’école ont lancé les cours en ligne pour nos étudiantes. Chaque jour, elles reçoivent des vidéos et des appels pour les maintenir au fait et leur faire réviser leurs leçons.

Suivi social, enquête et bilans.

Les équipes sociales sont très investies durant cette période. Elles ont tout d’abord travaillé dans l’urgence pour identifier les familles rencontrant des difficultés soudaines, pour pouvoir les aider au mieux. Mais ce temps de crise est aussi l’occasion de prendre du recul et d’analyser l’impact de nos actions sur les enfants et leur éducation. Une étude approfondie a été menée auprès des alumnis de l’école de pâtisserie. L’objectif : mettre à jour les données de nos anciennes étudiantes, analyser leur parcours et faire le point sur leur situation entre un à cinq ans après l’obtention de leur diplôme.

 

Et la communication ?

Nous avons lancé un grand chantier pour la refonte du site Internet de l’Ecole du Bayon. Vous le découvrirez bientôt ! Et nous essayons de rester en contact au mieux avec tous les amis de l’Ecole du Bayon, que nous savons à nos côtés. Un grand merci à vous tous pour l’aide que vous nous avez apportée pour faire face à cette crise et aider au mieux nos familles. Nous espérons très vite pouvoir rouvrir les écoles et retrouver les visages souriants des enfants qui jouent dehors.

 

Enjeu Social de l’École du Bayon

Enjeu Social de l’École du Bayon

Nous sommes une association dont le projet d’origine remonte à plus de 20 ans. Nous sommes une association de droit cambodgien créée depuis 2014 sous le nom de « Bayon Education and Development » et soutenue activement par une son homologue français appelée « SEP du Bayon ». Nous sommes un acteur engagé dans le champ de l’éducation auprès d’enfants ou d’étudiantes en situation de précarité sociale. Nous soutenons plus de 400 jeunes cambodgiens depuis la crèche jusqu’à l’université ou par un cycle de formation professionnelle en boulangerie & pâtisserie. Derrière ce portrait associatif se cache l’histoire de 400 personnalités, 400 parcours différents qui chacun pris individuellement donnent du sens à notre action. Quittons les chiffres pour se recentrer sur l’humain, prenons du recul par rapport à l’institution pour retourner sur le terrain et garder prise avec le réel, et comprendre. Comprendre ce qui se passe dans la vie de ces jeunes qui vivent de peu, qui avancent grâce à des parents qui luttent ou parfois qui ont cessé de lutter. Les regarder. Les écouter. Chercher à leur donner la parole pour ajuster l’action en fonction d’eux.

Deux femmes mènent une enquête sociale dehors Nous avons décidé de renforcer notre équipe sociale qui désormais se compose de 4 personnes : Thorth (directeur), Soky, Chhein et Srotom (assistants sociaux). Une équipe qui sélectionne les élèves à l’entrée de l’école primaire (ce qui en fait d’ailleurs une des particularités par rapport aux écoles publiques) en se basant sur des critères de revenus, d’actifs détenus, de dette, d’habitat, de nombre d’enfants à charge, de situation médicale et sanitaire…

Analyse qui se conclue par l’attribution de critères sociaux : 1, 2 ou 3 (1 étant attribué aux familles les plus fragiles). Ces mêmes critères sont utilisés pour les publics d’étudiants du programme « Follow-up » (élèves scolarisés au collège puis en lycées publics après avoir étés suivis à l’école primaire du Bayon) et pour le recrutement des étudiantes de l’école de pâtisserie.
un homme prend des notes sous une maison sur pilotis

Nos travailleurs sociaux évaluent l’évolution des situations sociales et familiales grâce à un suivi et des visites annuelles. En fin d’année 2019, nous avons fait le constat que quelques familles bénéficiaires du programme « Follow-up » avaient connu durant la dernière année, une évolution favorable de leurs revenus.

Autrefois à un niveau 3, nous avons dû faire un choix compliqué mais nécessaire, celui de créer et de leur attribuer un niveau 4. Ce changement a impliqué l’arrêt du soutien financier auprès de 15 étudiants (12 familles) mais la poursuite et le maintien de leurs accompagnements scolaires et professionnels.

Ce choix est avant tout une bonne nouvelle à nos yeux : ces familles sont devenues plus autonomes, mieux capables d’affronter leurs difficultés du quotidien, plus libres. Elles nous donnent de l’espoir et l’envie d’aider prioritairement ceux qui en ont actuellement le plus besoin. Avant qu’à leur tour, on l’espère, ces dernières prennent leur envol.

COLLABORATION INÉDITE AVEC PSE

COLLABORATION INÉDITE AVEC PSE

Comme présenté et voté lors de l’AG de juin à Paris, le projet de partenariat entre l’Ecole du Bayon et PSE est aujourd’hui effectif.
 
 
POURQUOI CE PARTENARIAT ?
 
L’École du Bayon , en plus de vingt ans d’existence, a progressé, s’est enrichie de talents, réalisations et initiatives, et reste une formidable aventure humaine qui participe activement au développement de nombreux enfants défavorisés de Siem Reap au travers de son école primaire, de son accompagnement des enfants dans le secondaire, de son école d’apprentissage en pâtisserie, de son Coffee Shop et aujourd’hui de son accompagnement des familles dans la création de cultures vivrières.
 
Mais dans le même temps nous avons fait quelques constats :
 
Nous n’avons plus la possibilité de nous agrandir (du fait de notre localisation au sein des temples), pour accueillir toutes les demandes, et elles restent nombreuses, ce qui conduit à des sélections difficiles. Mais aussi nos enfants de l’école primaire d’il y a vingt ans sont grands : nous les avons soutenus dans leurs études mais beaucoup d’entre eux attendent maintenant un métier. Enfin, notre fonctionnement sur le mode « small is beautiful » permet d’être créatif, flexible, réactif, et donc très « entrepreneurial » mais en revanche crée les fragilités inhérentes aux petites structures.
Nous nous sommes donc mis en quête d’un partenariat nous permettant de conserver nos valeurs, notre ADN, tout en ouvrant les portes de nouvelles initiatives, de débouchés professionnels pour les enfants et sécurisant l’Ecole du Bayon dans le long terme sur le plan organisationnel et sociétal.
 
 

 

Très vite nous avons compris que PSE, « Pour un Sourire d’Enfant », association créée en 1996 par Christian et Marie-France des Pallières était l’association idéale pour ce partenariat.
PSE est une organisation reconnue au Cambodge où elle a en charge plus de 6500 enfants et leurs familles, qu’elle soutient financièrement en école publique, mais dispose aussi de nombreuses écoles d’apprentissages permettant de former les élèves qui le souhaitent à des métiers très opérationnels.
PSE est principalement développée sur Phnom Penh avec quelques antennes en province, mais elle aussi, se trouve débordée par son succès et rencontre des difficultés d’accompagnement sur ses antennes de province.
Sur Siem Reap elle aide à ce jour 414 enfants en écoles publiques ainsi que 200 familles, au travers d’une dizaine de permanents (Assistance Sociale et Fonctions support) et possède aussi un centre d’accueil, à ce jour peu exploité, comprenant divers pavillons sur un grand terrain près du centre-ville.

Deux maisons et un jardin

Dans le cadre de notre accord les deux associations vont engager une coopération sur Siem Reap pour partager les savoirs faire et créer des synergies entre nos deux modèles et les équipes locales.

En parallèle les équipes des deux associations vont se regrouper dans le centre d’accueil de PSE Siem Reap. Ceci va permettre en particulier de libérer de la place dans l’école de pâtisserie pour l’agrandir, mais surtout ce centre va permettre de créer à l’avenir des structures d’accueil pour des étudiants en internat pour de futures formations, l’ambition étant surtout que les enfants des deux associations puissent bénéficier à terme de tous ces enseignements professionnels, qu’ils soient à Phnom Penh où à Siem Reap.
Et dans l’immédiat, le premier projet sur le site sera la création d’une ferme expérimentale de permaculture, qui sera la base d’une filière de formation professionnelle.
Nous sommes heureux de partager avec vous les premières images.

Des travaux pour aménager un jardin potager

Des gens travaillent dans un jardin

UNE ANNÉE RICHE EN PROJETS A L’ÉCOLE DU BAYON

UNE ANNÉE RICHE EN PROJETS A L’ÉCOLE DU BAYON

Une année de plus s’achève à l’Ecole du Bayon… Et à peine terminée, une nouvelle promotion d’étudiantes a rejoint la formation tandis que 19 petites têtes brunes ont rempli les bancs vides de la classe de maternelle. La vie d’une école est ainsi : certains vont de l’avant et laissent la chance à d’autres d’intégrer notre structure. Ça bouge et c’est tant mieux ! Des envies émergent, les idées fusent, les choses se concrétisent, les équipes se motivent et de nouveaux projets voient le jour…

 enfants de maternelle et leur professeure

L’année scolaire 2018/19 avait démarré à l’école primaire avec une grande réforme du système d’enseignement suite aux recommandations apportées par Rodrigo et Anaïs venus réaliser un audit de notre système pédagogique. Un nouveau directeur a été recruté et l’équipe des professeurs a été renouvelée pour favoriser les pleins temps et ainsi des plages horaires disponibles pour mettre en place des cours de soutien pour les élèves en difficultés. Deux bâtiments ont ouvert leur porte : une classe informatique, destinée aux élèves des grades 5 et 6, ainsi qu’une bibliothèque avec plus de 400 références de livres en khmer. Une toute nouvelle cantine ainsi qu’un système de gestion des eaux flambant neuf ont été inaugurés. Ces investissements n’ont été possibles que grâce au précieux soutien de nos sponsors et de nos généreux donateurs. Sans eux, nous n’irions pas aussi loin. Un grand MERCI !

2 personnes posent

Nos étudiants du secondaire ont poursuivi les rencontres métiers mensuelles avec des professionnels qui sont venus présenter leur profession. Créatrice d’une marque de bijoux, RH dans une agence de voyage, comptable dans une ONG, manager dans un hôtel : des métiers divers qui leur parlent et leur permettent de se projeter dans un avenir professionnel finalement pas si lointain. Ils ont aussi eu cette année la chance de participer à un échange interculturel riche en émotions avec des étudiants du lycée français de Singapour.
Les potagers du Bayon n’ont jamais autant produit puisque cette année, la cantine a été alimentée à 80% en légumes produits localement et de façon écologique, dans les jardins des 8 familles impliquées dans le projet. Chaque jour, 25 kg de légumes arrivent en moto, tuktuk ou même en vélo à la première heure pour permettre à nos cuisinières de préparer le repas des 250 élèves qui débutent leur déjeuner dès 11h pour les plus jeunes. Maintenir la motivation des familles est un défi de taille ! Le métier de maraîcher est une entreprise du quotidien et ne permet pas de repos. Nous avons, cette année, équipé chaque famille d’un système d’arrosage automatique, leur permettant de dégager du temps pour d’autres activités : désherber, récolter, traiter les maladies, etc.

agricultrice dans son champ

A l’école de pâtisserie, la cinquième promotion d’étudiantes a permis de remettre un diplôme à 21 jeunes filles parties fin août dernier vers un avenir professionnel sécurisant dans les hôtels de Siem Reap ou de Phnom Penh et/ou dans des boulangeries-pâtisseries en recherche de main d’œuvre qualifiée. Arrivées fin septembre 2018, les étudiantes que nous avons connues ne sont plus les mêmes. Timides, réservées et très peu sûre d’elles en début de formation, elles repartent confiantes et forte d’une compétence qu’elles peuvent et savent mettre en avant. Nous sommes vraiment dupés par leur capacité d’apprentissage en 12 mois seulement !

5ème promotion de l'école de pâtisserie

La nouvelle promotion accueillie fin août 2019 a fait ses premiers pas dans le tout nouveau Bakery Lab que nous venons d’inaugurer et qui va nous permettre de former plus et dans de meilleures conditions.L’Ecole du Bayon avance… Grâce à ses équipes et à ses nombreux et fidèles donateurs qui croient en son projet. Continuons ensemble !

Vous trouverez ici le rapport d’activité de l’année 2018/2019 pour plus de détail sur nos actions.